Pravilnik · Biblioteke, muzeji i arhivi
22 člana. Prečišćen tekst, objavljen u: 111/2021.
Donet na osnovu: Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Ovim pravilnikom propisuju se bliži uslovi za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (u daljem tekstu: stvaraoci i imaoci), u skladu sa zakonom.
(1) Stvaraoci i imaoci, osim fizičkih lica obezbeđuju odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.
(2) Odgovarajućim prostorom smatraju se pisarnica i arhivski depo.
(3) Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju akti i predmeti najduže do isteka naredne godine od dana kada su akti i predmeti rešeni.
(4) Arhivski depo je posebno izdvojena i opremljena prostorija u kojoj se čuvaju. arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: arhivski depo).
(1) Arhivska građa i dokumentarni materijal kod stvaralaca i imalaca čuva se u sređenom i bezbednom stanju do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do uništavanja posle isteka roka čuvanja.
(2) Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku u skladu sa zakonom, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu.
Stvaraoci i imaoci obezbeđuju fizičke, mikroklimatske i hemijskobiološke uslove za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala od štetnog delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja, kao i uslove za zaštitu od neovlašćenog pristupa arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu.
(1) Arhivska građa i dokumentarni materijal kod stvaralaca i imalaca čuva se, u posebnim izdvojenim prostorijama opremljenim za tu namenu, arhivskom depou.
(2) Osim arhivske građe i dokumentarnog materijala, i opreme za smeštaj, zaštitu i transport arhivske građe, u arhivskom depou ne sme se nalaziti ništa drugo.
(1) Arhivski depoi ne smeju da se nalaze u potkrovlju objekta.
(2) Arhivski depoi mogu da se nalaze u suterenu objekata ukoliko stvaraoci i imaoci arhivske građe obezbede sve ostale uslove iz ovog pravilnika navedene u čl. 7. do 13.
(3) Arhivski depo se može sastojati od više jedinica, odnosno prostorija.
(4) U depo može da se primi samo odgovarajuća količina arhivske građe shodno njegovim kapacitetima.
(1) Arhivski depo treba da bude suv, prozračan (sa cirkulacijom vazduha) zaštićen od prodora nadzemnih i podzemnih voda, da je udaljen od mesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljiva sredstva.
(2) Depo treba da bude propisno udaljen od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacionih).
(3) Vodovodne, kanalizacione, plinske i elektroinstalacije i uređaji centralnog grejanja koje prolaze kroz arhivski depo, moraju imati odgovarajuću zaštitu.
(1) Zidovi depoa moraju biti čvrsti, suvi, bez pukotina i otporni na vatru.
(2) Nosivost podne konstrukcije u depou mora da odgovara težini i obimu građe koja se smešta u njega.
(3) Podovi u depou moraju da budu ravni, po mogućnosti bez pragova i stepenica, izrađeni od materijala otpornih na habanje, koji se lako održavaju, ne privlače prašinu i ne kližu se (keramičke pločice, termostabilni plastični materijali i dr.).
(1) Ulazna ili pregradna vrata depoa moraju biti metalna ili drvena obložena metalom sa obe strane, najmanje širine 900 mm i bez pragova.
(2) Prozori na arhivskim depoima moraju dobro da dihtuju i da su snabdeveni zaštitom od sunčeve svetlosti (zavese, zaštitni kapci, roletne i slično).
(3) Prozori u prizemlju depoa, iz bezbednosnih razloga, moraju da budu od mat armiranog stakla ili obezbeđeni zaštitnim rešetkama.
(1) Arhivska građa i dokumentarni materijal treba da budu zaštićeni od direktnog delovanja sunčevog svetla, odnosno u arhivskim prostorijama treba koristiti tzv. „hladne” izvore svetlosti.
(2) Za osvetljenje u depou koriste se isključivo veštački svetlosni izvori koji nemaju hemijsko ili fotohemijsko dejstvo na arhivsku građu.
(3) Arhivski depo zagreva se isključivo pomoću centralnog grejanja ili klima-uređaja.
(4) Instalacije centralnog grejanja redovno se kontrolišu i održavaju u skladu propisanim standardima.
U arhivskom depou koriste klima-uređaji koji održavaju stabilne mikroklimatske uslove u depou, eliminišu štetne atmosferske gasove, čestice prašine i zagađivače u obliku aerosola, odnosno eliminišu 95% čestica prečnika 2 µm ili većih, a sadržaj sumpor-dioksida održavaju na nivou ispod 50 µg/m3. Filteri se redovno čiste i menjaju.
(1) Zgrada u kojoj je smešten depo mora da ima gromobransku instalaciju.
(2) Arhivski depo treba da bude opremljen sistemom za automatsku dojavu požara, koji je osetljiv na gas, dim i vatru.
(3) Arhivski depo mora da ima protivpožarne aparate za suvo gašenje, odnosno aparate za gašenje prahom ili ugljen-dioksidom, u skladu sa propisima koji uređuju zaštitu od požara.
(4) Broj protivpožarnih aparata u depou određuje se u skladu sa propisima koji uređuju zaštitu od požara.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku obezbeđuju odgovarajući prostor za čuvanje i održavanje arhivske građe u elektronskom obliku.
(1) Arhivski depo oprema se metalnim policama za smeštaj građe i manipulantskim stolovima.
(2) Police mogu da budu tradicionalne (stacionarne, otvorene) i pokretne „kompakt” police.
(3) Police su odignute od poda 10–30 cm, a od zidova i tavanice najmanje 30–40 cm, da bi se obezbedila slobodna cirkulacija vazduha.
(4) Arhivska građa se ne sme smeštati izvan polica.
(1) Arhivska građa se čuva u zaštitnim omotima (pakovanjima): registratori, arhivske kutije, fascikle, zaštitne mape, futrole, albumi i slično.
(2) Konstrukcija zaštitnog omota mora da odgovara vrsti i formatu arhivske građe.
(3) Zaštitni omot mora da bude dovoljno čvrst i potpuno zatvoren da bi arhivskoj građi pružio zaštitu od prašine, svetlosti, mehaničkih oštećenja i ublažio nepovoljno dejstvo aerozagađenja i naglih promena temperature i vlažnosti.
(1) Na zaštitnim omotima upisuju se sledeći podaci: naziv stvaraoca, godina nastanka materijala i klasifikaciona oznaka; vrsta materijala; broj iz arhivske knjige i rok čuvanja.
(2) Podaci na zaštitnim omotima ispisani su sredstvom za pisanje koje je otporno na vodu, svetlost i ostale faktore spoljašnje sredine.
(1) Arhivski depo mora biti opremljen uređajima za kontrolu temperature i vlažnosti vazduha (termometri, higrometri ili polimetri).
(2) Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i dokumentarni materijal su sledeći:
(3) TEMPERATURA
(4) RELATIVNA VLAŽNOST
(5) papir, pergament, koža
(6) 13–18º S
(7) 50–60%
(8) acetatni crnobeli film
(9) 10–16º S
(10) 30–50%
(11) acetatni film u boji
(12) –4 – +2º S
(13) 20–25%
(14) crnobele fotografije
(15) 15–21º S
(16) 30–35%
(17) fotografije u boji
(18) –4 –+2º S
(19) 20–25%
(20) mikrofilm, acetatni
(21) ≤21º S
(22) 15–40%
(23) mikrofilm, poliesterski
(24) ≤21º S
(25) 30–40%
(26) mikrofilm, diazo
(27) ≤21º S
(28) 15–30%
(29) gramofonske ploče
(30) 10–21º S
(31) 40–55%
(32) magnetne trake
(33) 4–16º S
(34) 40–60%
(35) Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana stvaraoci i imaoci su dužni da se pridržavaju mera i uputstava koje je propisao proizvođač.
(36) Kontrola temperature i relativne vlažnosti obavlja se svakodnevno.
(1) Stvaraoci i imaoci obezbeđuju kontrolu pristupa u depo i rukovanja arhivskom građom i dokumentarnim materijalom određivanjem ovlašćenog lica.
(2) Pristup arhivskom depou mogu imati samo ovlašćena lica, a druga lica samo u prisustvu ovlašćenih lica.
(1) Ovlašćeno lice vodi evidenciju o ulasku drugih zaposlenih u arhivski depo.
(2) Ovlašćeno lice vodi evidenciju o ustupanju predmeta na korišćenje drugim zaposlenima.
(3) U centralizovanom arhivskom depou za stvaraoce složene organizacione strukture prijem dokumentacije od drugih organizacionih jedinica i izdavanje na korišćenje vrši se zapisnički.
(1) Ovlašćeno lice vrši redovnu kontrolu temperature i vlažnosti vazduha, čistoće, pojave mikroorganizama i drugih oštećenja, kao i proveru instalacija.
(2) Ovlašćeno lice organizuje čišćenje, dezinsekciju i deratizaciju prostora.
(1) Stvaraoci i imaoci, osim državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala nisu u obavezi da obezbede odgovarajući prostor iz člana 2. ovog pravilnika, odnosno mogu arhivsku građu i dokumentarni materijal da čuvaju u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima sledeće karakteristike: zaštićen je od direktnog delovanja sunčevog svetla, zidovi su čvrsti i suvi, sa izolovanim vodovodnim, kanalizacionim i cevima za centralno grejanje, sa ispravnim elektroinstalacijama, udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija, osiguran od neovlašćenog pristupa i u kojem temperatura po pravilu ne prelazi 25°C.
(2) Stvaraoci i imaoci iz stava 1. ovog člana su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima i u skladu sa članom 15. ovog pravilnika.
(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.
(2) Broj 110-00-9/2021-02
(3) U Beogradu, 24. novembra 2021. godine
(4) Ministar,
(5) Maja Gojković, s.r.
Izvor: Pravno-informacioni sistem Republike Srbije, redakcijski prečišćen tekst. Važi samo tekst objavljen u „Službenom glasniku Republike Srbije“.