Ovim pravilnikom utvrđuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe Saveznog sekretarijata za inostrane poslove, diplomatskih i konzularnih predstavništava, kulturno-informativnih centara i drugih predstavništava Socijalističke Federativne Republike Jugoslavije u inostranstvu (u daljem tekstu: arhivska građa SSIP-a) za službene potrebe, naučno-istraživački rad, kulturno-prosvetne, informativno-publicističke, privatno-pravne svrhe, kao i za druge potrebe radnih ljudi i građana, samoupravnih organizacija i zajednica društveno-političkih i drugih društvenih organizacija, organa društveno-političkih zajednica, drugih društvenih pravnih i građanskih pravnih lica.
Arhivska građa SSIP-a koristi se u čitaonici Saveznog sekretarijata za inostrane poslove (u daljem tekstu: SSIP) pod uslovima utvrđenim ovim pravilnikom.
(1) Korišćenje arhivske građe SSIP-a za službene potrebe SSIP-a vrše za to određeni radnici SSIP-a na osnovu pismenog zahteva organizacione jedinice i odobrenja saveznog sekretara za inostrane poslove.
(2) Predstavnici organa i organizacija društveno-političkih zajednica, društveno-političkih i drugih društvenih organizacija, samoupravnih organizacija i zajednica koriste arhivsku građu SSIP-a za službene potrebe na osnovu pismenog zahteva, a po odobrenju saveznog sekretara za inostrane poslove.
(1) Pod korišćenjem arhivske građe SSIP-a za naučno-istraživački rad smatraju se, u smislu ovog pravilnika, istraživanja koja vrše naučni i drugi radnici, samoupravne organizacije i zajednice koje se bave naučnim istraživanjem, uključujući stipendiste naučnih instituta i odgovarajućih fakulteta.
(2) Pod korišćenjem arhivske građe SSIP-a za kulturno-prosvetne i informativno-publicističke svrhe podrazumevaju se istraživanja za radove i dela kulturno-prosvetnog i informativno-publicističkog karaktera radi objavljivanja, kao i istraživanja za potrebe sredstava javnog informisanja i izdavačkih kuća.
(1) Arhivska građa SSIP-a može biti korišćena za naučne, kulturno-prosvetne i informativne svrhe 30 godina posle njenog nastanka, ako Savezno izvršno veće ne odredi duži rok za pojedinu arhivsku građu.
(2) Na korišćenje se daje sređena i mikrofilmovana arhivska građa SSIP-a.
(3) U izuzetnim slučajevima kad to zahtevaju opšti društveni interesi, međunarodni odnosi i spoljna politika Socijalističke Federativne Republike Jugoslavije i druge slične društvene potrebe, savezni sekretar za inostrane poslove može, na predlog Centra za informaciono-dokumentacione poslove (u daljem tekstu: INDOK centar) odlučiti da se određena arhivska građa SSIP-a da na korišćenje određenoj instituciji ili pojedincu pre isteka roka iz stava 1. ovog člana iako nisu ispunjeni uslovi iz stava 2. ovog člana.
(1) Na korišćenje se daju fotokopije, mikrofilmovi ili na drugim medijima zabeležena arhivska građa.
(2) Izvorna arhivska građa može se izuzetno dati na korišćenje za naučno-istraživački rad samo na osnovu pismenog odobrenja saveznog sekretara za inostrane poslove, ako ne postoje snimci te građe ili ako to zahteva izuzetna naučna potreba, odnosno metod rada.
(1) Korišćenje arhivske građe SSIP-a u naučne, kulturno-prosvetne, informativne i privatne svrhe odobrava, u pismenoj formi, savezni sekretar za inostrane poslove.
(2) Odobrenje za korišćenje arhivske građe SSIP-a glasi na ime i ne može se prenositi na drugo lice.
(3) Odobrenje za korišćenje arhivske građe SSIP-a važi godinu dana. Posle isteka tog roka, novo odobrenje se može dati na osnovu obrazloženog pismenog zahteva.
(1) Organ ili organizacija, odnosno lice koje traži odobrenje za korišćenje arhivske građe SSIP-a mora u zahtevu za dobijanje odobrenja da navede cilj istraživanja i, po mogućnosti, fondove koji sadrže podatke za oblast ili temu istraživanja.
(2) Istraživač dobija arhivsku građu SSIP-a samo iz oblasti (teme) za koju je dobio odobrenje i iz fondova koji su navedeni u odobrenju. Za svaku promenu oblasti (teme) korisnik je dužan da pribavi novo odobrenje.
Savezni sekretar za inostrane poslove, na predlog INDOK centra, može uskratiti korišćenje arhivske građe SSIP-a licu koje nemarno i nesavesno postupa sa tom građom, ugrožava njen integritet, sređenost ili sigurnost, zloupotrebljava podatke iz arhivske građe, narušava pravila o radu čitaonice i slično.
Organi i organizacije koji se bave naučnim istraživanjem, ili pojedinci, ne mogu prepise ili fotokopije dokumenata koji su im dati na korišćenje objavljivati u vidu zbirki dokumenata bez prethodne saglasnosti saveznog sekretara za inostrane poslove.
(1) Odredbe ovog pravilnika primenjuju se i na arhivsku građu i zbirke dokumenata koji su poklonom, otkupom ili na drugi način ušli u sastav arhivske građe SSIP-a.
(2) Odredba stava 1. ovog člana ne primenjuje se na arhivsku građu i zbirke dokumenata u slučajevima kad su vlasnici ili darodavci prethodno, u odgovarajućoj formi (testament i sl.) ili prilikom predaje građe, dali uputstva o uslovima i načinu njenog korišćenja.
(1) Korisnici arhivske građe SSIP-a koji objave radove na osnovu te arhivske građe dužni su da besplatno ustupe SSIP-u jedan primerak svog autorskog rada.
(2) Na zahtev građana, radi ostvarivanja njihovih privatnopravnih interesa, INDOK centar izdaje, u skladu sa propisima, uverenja i druge isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi SSIP-a.
(1) Na zahtev korisnika arhivske građe SSIP-a, INDOK centar može davati prepise i snimke dokumenata koje čuva.
(2) Korisnik iz stava 1. ovog člana dužan je da snosi troškove pružanja tih usluga korišćenja arhivske građe SSIP-a.
(1) Arhivska građa SSIP-a (originali dokumenata) može se privremeno iznositi u inostranstvo uskladu sa odredbom člana 38. Zakona o arhivskoj građi federacije.
(2) Kopije dokumenata iz arhivske građe SSIP-a mogu se izneti u inostranstvo samo uz pismeno odobrenje saveznog sekretara za inostrane poslove.
(1) Predstavnici naučnih ustanova i drugih institucija iz inostranstva, kao i strani državljani koriste arhivsku građu SSIP-a u skladu sa odredbama Zakona o arhivskoj građi federacije i ovog pravilnika, samo na osnovu posebnog odobrenja.
(2) Odobrenje iz stava 1. ovog člana daje savezni sekretar na predlog INDOK centra, u skladu sa međunarodnim ugovorima o naučnoj, prosvetno-kulturnoj i tehničkoj saradnji i interesima Socijalističke Federativne Republike Jugoslavije a, po pravilu, na osnovu faktičkog reciprociteta.
INDOK centar vodi dosije korisnika arhivske građe SSIP-a i kartoteku objavljenih radova na osnovu arhivske građe SSIP-a.
(1) Za primenu odredaba ovog pravilnika odgovoran je rukovodilac INDOK centra, kao i radnici koji neposredno sprovode odredbe ovog pravilnika. Nepridržavanje odredaba ovog pravilnika povlači odgovornost u skladu sa zakonom i važećim normativnim aktima SSIP-a.
(2) Na korisnika arhivske građe koji prikrije, prisvoji, ošteti, uništi ili na drugi način učini neupotrebljivom arhivsku građu primenjuju se odredbe o krivičnoj i prekršajnoj odgovornosti.
Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o uslovima za korišćenje registratorskog materijala i arhivske građe Državnog sekretarijata za inostrane poslove i diplomatskih i konzularnih predstavništava Jugoslavije u inostranstvu („Službeni list SFRJ”, br. 23/69).
(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SFRJ”.
(2) P-br. 254/87
(3) 15. aprila 1987. godine
(4) Beograd
(5) Savezni sekretar
(6) za inostrane poslove,
(7) Raif Dizdarević, s.r.