Pravilnik o načinu vođenja evidencije registraturskog materijala koji uživa prethodnu zaštitu

Član 1

Ovim pravilnikom propisuje se način vođenja evidencije registraturskog materijala koji uživa prethodnu zaštitu.

Član 2

(1) Evidencija registraturskog materijala koji uživa prethodnu zaštitu (u daljem tekstu: evidencija) vodi se o registraturskom materijalu koji nastaje u radu državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih organizacija i verskih zajednica (u daljem tekstu: registratura).

(2) Evidencija se vodi kao:

1. 1) registar aktivnih registratura,
2. 2) kartoteka registratura,
3. 3) dosije registratura,
4. 4) registar registratura prestalih sa radom.

Član 3

(1) Registar aktivnih registratura vodi se na Obrascu broj 1 koji ima oblik lsita formata A-4 i sadrži sledeće rubrike:

1. 1) redni broj upisa,
2. 2) naziv registrature,
3. 3) adresa registrature,
4. 4) šifra delatnosti,
5. 5) napomena.

(2) Evidencioni listovi čuvaju se u evidencionim knjigama, umetnuti po hronološkom redu.

Član 4

(1) Kartoteka registrature vodi se obostrano na Obrascu broj 2 koji ima oblik kartotečkog obrasca formata A-4.

(2) Prva strana obrasca sadrži sledeće podatke:

1. 1) naziv registrature,
2. 2) vrsta delatnosti registrature,
3. 3) adresa,
4. 4) podaci o osnivanju,
5. 5) organizacione promene,
6. 6) datum prestanka sa radom,
7. 7) broj upisa u registar,
8. 8) šifra delatnosti,
9. 9) napomena.

(3) Druga strana obrasca sadrži sledeće podatke:

1. 1) dan, mesec, godina izvršenog stručnog nadzora,
2. 2) dan, mesec, godina i broj primljenog popisa registraturskog materijala (arhivska knjiga),
3. 3) dan, mesec, godina i broj zapisnika o izvršenom izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala u registraturi,
4. 4) dan, mesec, godina i broj zapisnika o izvršenom preuzimanju materijala iz registrature,
5. 5) godina (ili period) materijala,
6. 6) količina nastalog registraturskog materijala u registraturi izraženo u dužnim metrima,
7. 7) količina izlučenog bezvrednog registraturskog materijala izraženo u dužnim metrima,
8. 8) količina preuzetog materijala od strane arhiva izraženo u dužnim metrima,
9. 9) količina preostalog registraturskog materijala u registraturi izraženo u dužnim metrima,
10. 10) napomena.

(4) Kartotečki obrasci slažu se prema nomenklaturi delatnosti.

Član 5

(1) Dosije registrature sadrži sledeće podatke:

1. 1) istorijat (naziv, datum osnivanja, organizacione promene, broj i datum akta o prestanku rada),
2. 2) dokumentacija o organizacionoj strukturi,
3. 3) plan arhivskih oznaka,
4. 4) popisi celokupnog registraturskog materijala (arhivska knjiga),
5. 5) zapisnici o pregledu registraturskog materijala,
6. 6) zapisnici o izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala,
7. 7) zapisnici o preuzimanju,
8. 8) celokupna prepiska sa registraturama.

(2) Dosijei nose redni broj upisa u registar i šifru delatnosti, a složeni su hronološki po brojevima upisa u registar.

Član 6

(1) Registar registratura prestalih sa radom vodi se na Obrascu broj 3 koji ima oblik lista formata A-4 i sadrži sledeće rubrike:

1. 1) redni broj upisa,
2. 2) naziv registrature,
3. 3) adresa,
4. 4) registarska oznaka,
5. 5) datum i osnov prestanka sa radom.

(2) Evidencioni listovi čuvaju se u evidencionim knjigama, umetnuti po hronološkom redu.

Član 7

Evidencija se, u skladu sa zakonom, vodi i u obliku računarskih zapisa.

Član 8

Evidencije se popunjavaju na osnovu pismene prijave registrature i nalaza nadležnog arhiva.

Član 9

Evidencioni listovi i kartotečki obrasci čuvaju se trajno.

Član 10

Obrasci br. 1 do 3 odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni deo.

Član 11

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.

(2) Broj 630-2243/96-02

(3) U Beogradu, 7. juna 1996. godine

(4) Ministar,

(5) dr Nada Popović-Perišić, s.r.