Pravilnik o obrascu arhivske knjige

Član 1

Ovim pravilnikom propisuje se obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

(1) Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.

(2) Arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku.

(3) Arhivska knjiga vodi se na obrascu AK, koji je odštampan na kraju ovog pravilnika i čini njegov sastavni deo.

Član 3

Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (dalje u tekstu: Lista kategorija).

Član 4

Obrazac arhivske knjige:

1) prva rubrika „Redni broj” – u ovu rubriku upisuju se od broja jedan nadalje brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentarne jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi;
2) druga rubrika „Datum upisa” – upisuje se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala. Dokumentarni materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine;
3) treća rubrika „Godina nastanka” – upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je dokumentarni materijal nastao. Za dokumentarni materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period 1960–1964);
4) četvrta rubrika „Sadržaj” – upisuje se kratka sadržina dokumentarnog materijala;
5) peta rubrika „Klasifikaciona oznaka” – upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala;
6) šesta rubrika „Rok čuvanja iz Liste kategorija” – upisuje se rok čuvanja dokumentarnog materijala iz usvojene Liste kategorija;
7) sedma rubrika „Broj saglasnosti na Listu kategorija” – upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija;
8) osma rubrika „Količina dokumentarnog materijala” – upisuje se ukupan broj jedinica (fascikla, kutija, registrator) istovrsnog dokumentarnog materijala, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe upisuje se format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno;
9) deveta rubrika „Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom” – upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi;
10) deseta rubrika „Broj i datum zapisnika” – upisuje se broj i datum davanja saglasnosti od strane nadležnog arhiva za izdvajanje radi uništenja dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;
11) jedanaesta rubrika „Primedba” – upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima.

Član 5

(1) Papirni oblik arhivske knjige je knjiga tvrdog poveza horizontalnog formata A4.

(2) Na koricama arhivske knjige odštampan je naziv Arhivska knjiga, prostor u koji se upisuje naziv stvaraoca i imaoca, mesto, i raspon brojeva u knjizi.

(3) Stranice knjige, osim prvog i poslednjeg lista, numerisane su.

Član 6

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.

(2) Broj 110-00-68/2021-02

(3) U Beogradu, 10. marta 2022. godine

(4) Ministar,

(5) Maja Gojković, s.r.