Pravilnik o obrascu i načinu korišćenja službene legitimacije ovlašćenog lica za vršenje stručnog nadzora u zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva

Član 1

Ovim pravilnikom propisuju se obrazac i način korišćenja službene legitimacije ovlašćenog lica za vršenje stručnog nadzora nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (u daljem tekstu: službena legitimacija).

Član 2 Izgled obrasca službene legitimacije

(1) Službena legitimacija je dvostrana, izrađena na ofset papiru bele boje, pravougaonog oblika, dimenzije 65 x 95 mm.

(2) Službena legitimacija je štampana na zaštićenom papiru i zaštićena je providnim plastificiranim materijalom.

(3) Obrazac službene legitimacije dat je u Prilogu koji je odštampan uz ovaj pravilnik i čini njegov sastavni deo.

Član 3 Sadržina obrasca službene legitimacije

(1) Naslovna strana obrasca službene legitimacije sadrži:

1. 1) na sredini desne spoljne naslovne strane legitimacije nalaze se utisnut Mali grb Republike Srbije i tekst iznad grba: „REPUBLIKA SRBIJA”;
2. 2) naziv i sedište arhiva koji izdaje službenu legitimaciju ispisan velikim slovima neposredno ispod grba Republike Srbije;
3. 3) naziv službene legitimacije „SLUŽBENA LEGITIMACIJA OVLAŠĆENOG LICA ZA VRŠENJE STRUČNOG NADZORA U ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA VAN ARHIVA” ispisan velikim slovima ispod naziva izdavaoca;
4. 4) neposredno ispod, na središnjem delu odštampan je trocifreni identifikacioni broj službene legitimacije.

(2) Leva spoljna strana obrasca legitimacije je prazna.

(3) Unutrašnja leva strana obrasca legitimacije, počev od gornje ivice legitimacije redom nadole sadrži:

1. 1) u gornjem središnjem delu, tekst: „REPUBLIKA SRBIJA”;
2. 2) neposredno ispod, tekst: „SLUŽBENA LEGITIMACIJA OVLAŠĆENOG LICA ZA ZAŠTITU ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA” ispisan velikim slovima;
3. 3) naziv i sedište arhiva koji izdaje službenu legitimaciju ispisan velikim slovima neposredno ispod naziva službene legitimacije;
4. 4) mesto za ime i prezime imaoca službene legitimacije ispod naziva izdavaoca;
5. 5) mesto za svojeručni potpis imaoca legitimacije ispod mesta za ime i prezime imaoca službene legitimacije;
6. 6) neposredno ispod na središnjem delu je mesto za pečat izdavaoca službene legitimacije i oznaka „(M. P.)”.

(4) Unutrašnja desna strana obrasca legitimacije, počev od gornje ivice legitimacije redom nadole sadrži:

1. 1) mesto za fotografiju imaoca službene legitimacije formata 25 x 35 mm;
2. 2) neposredno ispod na središnjem delu je mesto za pečat izdavaoca službene legitimacije i oznaka „(M. P.)”;
3. 3) neposredno ispod na središnjem delu je mesto za svojeručni potpis direktora javnog arhiva koji je izdao legitimaciju;
4. 4) neposredno ispod na središnjem delu je mesto za datum izdavanja službene legitimacije.

Član 4 Korišćenje službene legitimacije

Službena legitimacija služi za identifikaciju ovlašćenog lica, koju je on dužan da pokaže na zahtev odgovornog ili drugog zainteresovanog lica dok vrši nadzor. Ovlašćeno lice koristi legitimaciju samo za vreme obavljanja službene dužnosti.

Član 5 Spisak izdatih službenih legitimacija

Spisak izdatih službenih legitimacija vodi javni arhiv koji izdaje službenu legitimaciju, sadrži:

1. 1) ime i prezime lica kome je službena legitimacija izdata;
2. 2) identifikacioni broj službene legitimacije;
3. 3) datum izdavanja službene legitimacije;
4. 4) potvrdu prijema službene legitimacije;
5. 5) rubriku za napomene, u koju se upisuje datum zamene, prestanka važenja, odnosno uništavanja službene legitimacije, kao i razlog za zamenu ili prestanak važenja službene legitimacije.

Član 6 Postupanje u slučaju ostanka bez službene legitimacije

(1) U slučaju da izgubi, ošteti ili na drugi način ostane bez službene legitimacije ovlašćeno lice o tome, bez odlaganja, pismeno obaveštava neposrednog rukovodioca radi izdavanja nove legitimacije.

(2) Lice koje prestane da obavlja poslove stručnog nadzora za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva, danom prestanka radnog odnosa, odnosno raspoređivanja na drugo radno mesto, predaje službenu legitimaciju svom neposrednom rukovodiocu.

(3) Vraćena službena legitimacija se poništava.

Član 7 Stupanje na snagu

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.

(2) Broj 11-00-00013/2021-02

(3) U Beogradu, 17. marta 2021. godine

(4) Ministar,

(5) Maja Gojković, s.r.