Pravilnik o registrima arhivske građe

Član 1

Ovim pravilnikom propisuju se podaci koji se o arhivskoj građi upisuju u registar, način na koji se vodi registar i centralni registar arhivske građe, dokumentacija o arhivskoj građi koja se obrazuje i čuva uz registar, način na koji se arhivska građa upisuje u registre, kao i izgled, sadržina i način stavljanja oznaka na arhivsku građu da je pod posebnom zaštitom.

Član 2

(1) Registar arhivske građe, u skladu sa zakonom, vodi arhiv koji vrši delatnost zaštite arhivske građe na teritoriji na kojoj se čuva arhivska građa koja se upisuje u registar.

(2) Arhiv Srbije u Beogradu, u skladu sa zakonom, vodi centralni registar arhivske građe.

Član 3

(1) Registar arhivske građe (u daljem tekstu: registar) vodi se u obliku knjige.

(2) Knjiga registra obrazuje se tako što se podaci o arhivskoj građi upisuju u obrazaca R-1 veličine 30h40 cm, a ovi obrasci se, označeni rednim brojem od 1. do 250. povezuju u knjigu s tvrdim koricama.

(3) Na naslovnoj strani knjige registra unosi se naziv registra, broj knjige registra, naziv i sedište arhiva koji vodi registar.

(4) Podaci o arhivskoj građi upisuju se u registar pisaćom mašinom, a mogu se i kompjuterski obrađivati.

(5) Arhivska građa upisuje se u registar po rednim brojevima.

(6) Ako se arhivska građa čuva van arhiva, u registru se upisuje mesto gde se nalazi, ime i adresa sopstvenika, odnosno pravnog lica koje koristi i upravlja arhivskom građom, i pravni osnov po kome drži arhivsku građu.

(7) Direktor arhiva svojim potpisom i pečatom arhiva overava obrazovanje registra.

Član 4

(1) Ako se u registar upišu pogrešni podaci, ovlašćeno lice koje vodi registar precrtaće ih tako da ostanu jasni, a zatim će iznad linije upisati tačne podatke i to overiti svojim potpisom i pečatom arhiva.

(2) Brisanje arhivske građe iz registra vrši se na taj način što se crvenim mastilom dijagonalno precrtaju svi podaci o arhivskoj građi, a ovlašćeno lice u rubrici „napomena" upisuje na osnovu kog akta i kada je izvršno brisanje, i to overava svojim potpisom i pečatom arhiva.

(3) Obaveštenje o brisanju dostavlja se Arhivu Srbije u Beogradu.

Član 5

(1) Centralni registar vodi se na obrascu R-1c veličine 30h40 cm, na osnovu podataka koje arhiv koji vodi registar arhivske građe dostavlja Arhivu Srbije u Beogradu u roku od 15 dana od dana upisa arhivske građe u registar.

(2) Obrazac R-1c popunjava se pisaćom mašinom, a može se i kompjuterski obrađivati.

(3) Arhiv Srbije u Beogradu upisuje tekući broj lista centralnog registra i odlaže ga u odgovarajuću kutiju.

(4) Po obradi podataka iz obrasca R-1c i upisu arhivske građe u centralni registar, Arhiv Srbije u Beogradu obaveštava arhiv koji vodi registar arhivske građe o broju pod kojim je izvršen upis arhivske građe u centralni registar, a u roku od 15 dana od dana prijema podataka.

Član 6

Uz registar se obrazuje i čuva sledeća dokumentacija.

1. 1) opšti inventar, koji se vodi na obrascu O-1 veličine 30x40 cm;
2. 2) knjiga prijema arhivske građe (ulazni inventar), koja se vodi na obrascu O-2 veličine 30x40 cm;
3. 3) sumarni inventar, koji se vodi na obrascu O-3 veličine 30x40 cm;
4. 4) inventar mikrofilmoteke, koji se vodi na obrascu O-4 veličine 30h40 cm;
5. 5) dosije fondova, koji se vodi na obrascu O-5 veličine 21x31 cm.

Član 7

Registar, centralni registar i dokumentacija koja sve vodi uz registar, mikrofilmuje se, a može se i kompjuterski obrađivati.

Član 8

Obracsi R-1, R-1c, O-1, O-2, O-3, O-4, O-5 odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni deo.

Član 9

Na omotu jedinice arhivske građe upisane u registar i centralni registar stavlja se nalepnica svetlo crvene boje veličine 5h3 cm na kojoj su odštampane reči: „Ova arhivska građa je pod posebnom zaštitom".

Član 10

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije".

(2) Broj 630-1445/97-02

(3) U Beogradu, 19. maja 1997. godine

(4) Ministar

(5) dr Nada Popović-Perišić, s.r.