Pravilnik o uslovima i načinu revizije arhivskih fondova i zbirki u arhivima

Član 1

Ovim pravilnikom propisuju se uslovi i način revizije arhivskih fondova i zbirki u arhivima.

Član 2

Reviziju arhivskih fondova i zbirki obavljaju svi arhivi koji obavljaju arhivsku delatnost na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

Član 3

(1) Revizijom arhivskih fondova i zbirki u arhivima (u daljem tekstu: revizija) utvrđuje se stvarno brojčano i fizičko stanje inventarisane arhivske građe i upoređivanje popisanih arhivskih jedinica, predmeta i dokumenata sa sumarnim ili analitičkim inventarom i registrom arhivske građe.

(2) U postupku revizije u arhivima utvrđuju se i uništena i nedostajuća arhivska građa.

Član 4

(1) Redovna revizija arhivske građe vrši se kontinuirano u vremenskom periodu jedanput u dvadeset (20) godina, bez obzira na vrstu arhiva i broj fondova i zbirki koji se u njemu nalaze.

(2) Izuzetno, u slučajevima: preseljenja arhivske građe, požara i poplave u prostorijama gde se nalazi arhivska građa, rušenja prostorija i drugih uzroka koji se mogu pripisati dejstvu više sile, krađe arhivske građe, statusnih promena, otvaranja postupka likvidacije kao i u drugim slučajevima utvrđenim zakonom, može se vršiti vanredna potpuna ili delimična revizija arhivske građe.

Član 5

(1) Direktor arhiva donosi program revizije kojim određuje dan početka i vreme trajanja revizije, način korišćenja arhivske građe za vreme trajanja revizije, rok za dostavljanje izveštaja o izvršenoj reviziji i dr.

(2) Direktor arhiva obrazuje komisiju za reviziju arhivske građe (u daljem tekstu: komisija) od najmanje tri člana iz reda zaposlenih u arhivu.

Član 6

Komisija vrši pripremu arhivske građe za reviziju: pregledanjem i sređivanjem informativnih sredstava i evidencija o arhivskoj građi koja se nalazi u arhivu, ulaganjem u police onih dokumenata i arhivske građe koje se trenutno ne nalaze na svom mestu, vraćanjem pozajmljene arhivske građe (kako bi svaka jedinica arhivske građe mogla da bude identifikovana na licu mesta), inventarisanjem onih jedinica arhivske građe koje iz raznih razloga nisu bile uvedene u knjigu inventara, sređivanjem kartoteke i knjiga analitičkih inventara i dr.

Član 7

Komisija donosi plan rada prema kojem će se odvijati revizija koja obuhvata obim revizije, redosled fondova i zbirki, odnosno delova fondova i zbirki, određuje metod revizije i sve radnje koje će se obaviti pre, za vreme i posle revizije.

Član 8

Revizija se vrši utvrđivanjem stvarnog brojčanog i fizičko stanje inventarisane arhivske građe po fondovima i zbirkama ili arhivskim jedinicama i upoređivanjem popisanih arhivskih jedinica, predmeta i dokumenata sa sumarnim ili analitičkim inventarom i registrom arhivske građe.

Član 9

(1) Komisija vodi zapisnik o reviziji arhivske građe po fondovima i zbirkama.

(2) Zapisnik iz stava 1. ovog člana sadrži:

1. 1) vreme trajanja revizije;
2. 2) sastav komisije za reviziju;
3. 3) naziv fonda i zbirke ili arhivske jedinice i obim arhivske građe obuhvaćene revizijom;
4. 4) metod revizije;
5. 5) broj predmeta, dokumenata prema inventaru;
6. 6) broj predmeta, dokumenata koji su evidentirani kao nestali, u prethodnim revizijama;
7. 7) broj predmeta, dokumenata koji nisu nađeni na mestu;
8. 8) broj predmeta, dokumenata koji nisu vraćeni na mesto (u korišćenju, konzervaciji, snimanju, itd.);
9. 9) stvarno stanje fonda i zbirke (broj predmeta, dokumenata utvrđenih revizijom);
10. 10) broj predmeta i dokumenata koji su duplikati i koji se mogu izdvojiti iz fonda ili zbirke;
11. 11) broj fizički oštećenih i neupotrebljivih predmeta, dokumenata.

(3) Zapisnik iz stava 1. ovog člana može da sadrži i druge podatke od značaja za utvrđivanje stvarnog stanja fonda ili zbirke, za koje komisija oceni da ih treba uneti u zapisnik (ti podaci daju se uz zapisnik kao prilog).

(4) Uz zapisnik iz stava 1. ovog člana, popunjavaju se i sledeće liste:

1. 1) Lista 1 – Popis jedinica arhivske građe koje nedostaju;
2. 2) Lista 2 – Popis jedinica arhivske građe koje nedostaju, iz ranijih revizija;
3. 3) Lista 3 – Popis fizički dotrajalih i neupotrebljivih jedinica arhivske građe;
4. 4) Lista 4 – Popis jedinica arhivske građe predloženih za konzervaciju.

(5) Obrazac zapisnika o reviziji iz stava 2. ovog člana i Liste 1, 2, 3 i 4 iz stava 4. ovog člana dati su u Prilogu 1. koji je odštampan uz ovaj pravilnik i čini njegov sastavni deo.

Član 10

(1) Na osnovu zapisnika komisija sastavlja izveštaj o reviziji i dostavlja ga direktoru i upravnom odboru arhiva.

(2) Izveštaj o sprovedenoj reviziji arhivske građe potpisuju svi članovi komisije.

(3) Ukoliko se u postupku revizije utvrdi da neka jedinica, predmet ili dokument pripada nekom drugom fondu ili zbirci u okviru istog arhiva ili drugom arhivu, komisija daje i predlog o premeštaju tih jedinica arhivske građe.

Član 11

(1) Upravni odbor arhiva razmatra izveštaj o izvršenoj reviziji u prisustvu predsednika komisije za reviziju i odlučuje o:

1. 1) otpisu dokumenata koji su multiplikati i koji se mogu izdvojiti iz fonda ili zbirke;
2. 2) izdvajanju veoma oštećenih dokumenata koji merama tehničke zaštite ne mogu da se dovedu u stanje da mogu da se koriste;
3. 3) izdvajanju predmeta i dokumenata za koje je utvrđena pripadnost nekom drugom fondu ili zbirci u tom ili drugom arhivu;
4. 4) predmetima i dokumentima koji su fizički oštećeni i kojima je potrebna konzervacija.

(2) Arhivska građa koja je upisana u registar arhivske građe kao kulturno dobro ne može se otpisati.

Član 12

Izveštaj o izvršenoj reviziji i odlukama Upravnog odbora arhiva, sa dokumentacijom, trajno se čuva u arhivu.

Član 13

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.

(2) Broj 110-00-00010/2021-02

(3) U Beogradu, 19. marta 2021. godine

(4) Ministar,

(5) Maja Gojković, s.r.

(6) Prilog 1.