Uputstvo o čuvanju registraturskog materijala i arhivske građe saveznih organa uprave i saveznih organizacija i o informisanju Arhiva Jugoslavije o arhivskoj građi

Na osnovu člana 13. stav 4. Zakona o arhivskoj građi federacije (“Službeni list SFRJ”, broj 11/86), direktor Arhiva Jugoslavije donosi

UPUTSTVO

o čuvanju registraturskog materijala i arhivske građe saveznih organa uprave i saveznih organizacija i o informisanju Arhiva Jugoslavije o arhivskoj građi

„Službeni list SFRJ”, broj 57 od 4. septembra 1987.

I. OSNOVNE ODREDBE

1. Ovim uputstvom propisuje se način obavljanja poslova saveznih organa uprave i saveznih organizacija u pogledu čuvanja registraturskog materijala u sređenom i bezbednom stanju, čuvanja arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja do predaje Arhivu Jugoslavije, kao i davanja podataka i informacija Arhivu Jugoslavije radi informisanja o arhivskoj građi, na osnovu člana 13. stav 2. tač. 3, 6. i 7. Zakona o arhivskoj građi federacije.

Poslove iz stava 1. ove tačke dužne su da obavljaju i stručne službe kojima je povereno obavljanje poslova zaštite registraturskog materijala i arhivske građe saveznih organa i saveznih organizacija.

2. Pod arhivskom građom i registraturskim materijalom, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se dokumentarni materijal koji je definisan u čl. 4. i 5. Zakona o arhivskoj građi federacije.

3. Savezni organi uprave i savezne organizacije, u pogledu čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe u sređenom i bezbednom stanju i čuvanja arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja do predaje Arhivu Jugoslavije, primenjuju, pored mera predviđenih ovim uputstvom, i mere zaštite predviđene drugim propisima i opštim aktima iz oblasti kancelarijskog poslovanja, opštenarodne odbrane i društvene samozaštite, protivpožarne zaštite i dr.

4. Na fotografisani, filmovani, fonografisani, čitljivo mašinom ili na drugi način zabeležen dokumentarni materijal primenjuju se, pored mera i postupaka čuvanja propisanih ovim uputstvom, i mere i postupci koji odgovaraju određenim nosiocima zapisa u skladu sa utvrđenim standardima ili uslovima koje propisuju proizvođači.

II. ČUVANJE REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE U SREĐENOM I BEZBEDNOM STANJU

5. Savezni organi uprave i savezne organizacije dužni su da čuvaju registraturski materijal i arhivsku građu u sređenom i bezbednom stanju.

Pod sređenim stanjem, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se poredak registraturskog materijala, odnosno arhivske građe koji je predviđen propisima o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organizacija, odnosno propisima o organizaciji rada i pravilima postupanja sa pojedinim vrstama i oblicima registraturskog materijala.

Pod bezbednosnim stanjem registraturskog materijala i arhivske građe, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja.

6. Savezni organi uprave i savezne organizacije preduzimaju mere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe radi njihove bezbednosti.

Mere zaštite obuhvataju: obezbeđenje prostorija za smeštaj i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe (u daljem tekstu: arhivske prostorije); obezbeđenje opreme; održavanje pogodnih klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova; smeštaj registraturskog materijala i arhivske građe; kontrolu stanja registraturskog materijala i arhivske građe i preduzimanje odgovarajućih mera.

7. Pod arhivskim prostorijama, u smislu ovog uputstva, podrazumevaju se arhiva pisarnice i arhiva depo.

Arhiva pisarnice je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti najduže do isteka naredne godine od godine kad su akt i predmet rešeni.

Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti posle isteka roka koji je utvrđen u stavu 2. ove tačke.

Arhivske prostorije ne smeju da budu u neposrednoj blizini prostorija u kojima su smešteni pogonski delovi instalacija:kotlarnice, trafostanice, pumpne stanice, veliki mokri čvorovi i sl.

Instalacije u arhivskim prostorijama (električni vodovi, vodovodne i kanalizacione cevi, cevi centralnog grejanja, uređaji za zaštitu od požara i sl.) redovno se kontrolišu i održavaju prema postojećim standardima.

8. Pod opremom, u smislu ovog uputstva, podrazumevaju se: fascikle, registratori, kutije i knjige (u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja); stelaže, ormani i kase; higrometri, termometri, protivpožarni aparati sa suvim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smeštaj i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe predviđeni ovim uputstvom.

Registraturske jedinice čuvanja moraju odgovarati formatu dokumenata.

Stelaže, ormani i kase su od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru ili zaštićenog premazima protiv vatre.

9. Pod održavanjem klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova podrazumeva se zaštita registraturskog materijala i arhivske građe od štetnog uticaja: vlage, temperature, svetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, fizičkih i hemijskih agenasa, mikroorganizama, prašine, insekata i glodara, koji mogu dovesti do oštećenja i uništenja registraturskog materijala i arhivske građe.

U arhivskim prostorijama temperatura vazduha mora se održavati u rasponu od 15 do 23°S, a relativna vlažnost od 50 do 60%.

Registraturski materijal i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smeju biti izloženi direktnom uticaju sunčevog svetla. Za osvetljenje tih prostorija koriste se veštački svetlosni izvori koji nemaju hemijsko, fotohemijsko i biološko dejstvo na registraturski materijal i arhivsku građu.

Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturski materijal i arhivsku građu vrše se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.

U arhivskim prostorijama se redovno održava čistoća, a povremeno se čiste registraturski materijal i arhivska građa.

Mere predviđene ovom tačkom sprovode se na način kojim se ne smeju oštetiti i uništiti registraturski materijal i arhivska građa.

10. Smeštaj registraturskog materijala i arhivske građe obuhvata:smeštaj akata i predmeta u registarturske jedinice čuvanja;smeštaj registraturskih jedinica čuvanja u stelaže, ormane i kase i raspored stelaža, ormana i kasa u arhivskim prostorijama.

Akti i predmeti uloženi u omote spisa smeštaju se u registraturske jedinice čuvanja u količini kojom se obezbeđuje cirkulacija vazduha i sprečavanje mehaničkog oštećenja dokumenata.

Registraturske jedinice čuvanja smeštaju se u stelaže, ormane i kase vertikalno, i to s leva na desno od vrha prema dnu, ako format registraturskih jedinica čuvanja i specifične osobine registraturskog materijala i arhivske građe ne zahtevaju drukčije.

Stelaže, ormani i kase obeležavaju se rimskim brojevima, redovi se obeležavaju od vrha do dna arapskim brojevima, a pregrade u redu obeležavaju se malim slovima abecede s lena na desno. Razmak između stelaže treba da bude od 60 do 80 cm.

11. Kontrola stanja registraturskog materijala i arhivske građe obuhvata: kontrolu sređenosti registraturskog materijala i arhivske građe i kontrolu uslova pod kojima se čuvaju registraturski materijal i arhivska građa.

Kontrolu iz stava 1. ove tačke vrše savezni organi uprave i savezne organizacije –za registraturski materijal i arhivsku građu koji se kod njih nalaze.

Savezni organi uprave i savezne organizacije dužni su da kontrolišu i održavaju sređenost registraturskog materijala i arhivske građe i da obezbeđuju registraturski materijal i arhivsku građu od oštećenja, uništenja ili nestajanja prilikom korišćenja i rukovanja tim materijalom (npr. izdavanje, razgledanje, umnožavanje dokumenata i dr.) ili prilikom prenošenja dokumenata i registarturskih jedinica čuvanja unutar ili van arhivskih prostorija (npr. selidbe, predaja registraturskog materijala na čuvanje drugim organizacijama i dr.).

Savezni organi uprave i savezne oraganizacije dužni su da regulišu pitanja: zaključavanja arhivskih prostorija; predaje i čuvanja ključeva od arhivskih prostorija; ulaska i kretanja u arhivskim prostorijama; provere bezbednosti registarturskog materijala i arhivske građe pre napuštanja arhivskih prostorija i postupka blagovremenog prijavljivanja i otklanjanja uočenih nedostataka.

Ako se prilikom kontrole utvrdi da je arhivska građa oštećena ili obolela, savezni organi uprave i savezne organizacije dužni su da o tome obaveste Arhiv Jugoslavije, koji preduzima odgovarajuće konzervatorsko-restauratorske mere zaštite.

III. DAVANJE PODATAKA I INFORMACIJA O ARHIVSKOJ GRAĐI ARHIVU JUGOSLAVIJE

12. Savezni organi uprave i savezne organizacije dostavljaju Arhivu Jugoslavije podatke i informacije o arhivskog građi koja se kod njih nalazi, a koja je dostupna za korišćenje u skladu sa opštim aktom iz člana 37. Zakona o arhivskoj građi federacije.

Podaci i informacije iz stava 1. ove tačke sadrže: naziv stvaraoca arhivske građe, raspon godina arhivske građe, kratak opis arhivske građe i količinu arhivske građe iskazanu u registraturskim jedinicama čuvanja.

Savezni organi uprave i savezne organizacije dostavljaju podatke i informacije navedene u stavu 2. ove tačke Arhivu Jugoslavije najkasnije po isteku godine u kojoj je arhivska građa postala dostupna za korišćenje.

13. Savezni organi uprave i savezne organizacije informišu Arhiv Jugoslavije o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe.

IV. ZAVRŠNA ODREDBA

14. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SFRJ”.

01 br. 489/12

17. avgusta 1987. godine

Beograd

V.d. direktora

Arhiva Jugoslavije,

Đorđije Grujičić, s.r.